Tag Archives: e-Filing

ELECTRONIC FILING WITH INTEGRATED DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM AND E-MAIL HANDLING

Acara

29 – 30 November 2018 | Rp 4.500.000,- di Hotel Fave Melawai, Jakarta
14 – 15 Desember 2018 | Rp 4.500.000,- di Hotel Fave Melawai, Jakarta



ELECTRONIC FILING TRAINING BACKGROUND

Organisasi pada era globalisasi dengan perkembangan teknologi informasi dewasa ini sangat membutuhkan karyawan yang memahami implementasi dari konsep integrasi electronic imaging system dengan record management system dan implementasi dari electronic document management system.

Records Management System (Sistem Manajemen Kearsipan) harus diimplementasikan dengan konsep yang benar agar dapat menjadi pondasi yang kuat dalam pengembangan filing system yang modern.

Penerapan electronic imaging sytem digunakan agar organisasi dapat melakukan proses efisiensi sumber daya yang jauh lebih besar ketimbang menggunakan pengelolaan arsip dengan sistem filing yang tradisional (traditional paper filing system) dan hasilnyapun jauh lebih efektif karena file hasil scan dapat ditelusuri dan ditemukan kembali dalam suatu database pada saat diperlukan dan dalam waktu yang sangat singkat. Sehingga akan sangat memudahkan dan mempercepat pengelolaan kearsipan.

Electronics document management system diimplementasikan untuk mengelola file-file dokumen elektronik yang dihasilkan dari suatu aplikasi word processor, spread sheet, presentation dan project agar memudahkan dalam pembuatan identifikasi revisi dokumen elektronik dengan otorisasi updating revisi dokumennya sehingga dokumen elektronik tersebut dapat ditemukan dengan cepat pada saat dibutuhkan. Tentunya hal tersebut mendukung kebijakan pengendalian dokumen berdasarkan standar ISO 9001 dan mendukung kebijakan pemerintah RI dengan sejumlah regulasi dokumen yang sudah ditetapkan.

Apabila semua hal tersebut di atas sudah diimplementasikan dengan baik dan benar, maka akan sangat membantu memaksimalkan proses pelayanan, baik kepada internal customer ataupun kepada external customer, sehingga diharapkan dapat membangun image yang baik dan meningkatkan daya saing bagi organisasi tersebut.


ELECTRONIC FILING TRAINING OBJECTIVES     
            

Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan mampu untuk :

  1. Memahami konsep dokumen dalam definisi  file, records dan archive serta tinjauan umum aspek-aspek pengelolaannya, mulai dari proses penciptaan, penyimpanan, pengambilan dan penyusutan umur dokumen sampai dengan proses pemusnahan dokumen.
  2. Memahami implementasi dari 5 macam sistem penyimpanan arsip (filing system) berikut dengan 2 metode penyimpanan dan pengambilannya untuk kategori dokumen kronologis.
  3. Memahami implementasi dari konsep records management system, electronics imaging system dan electronics document management system. Memahami implementasi dari konsep integrasi antara electronics imaging system dengan records management system.
  4. Memahami implementasi dari konsep electronic document management system.
  5.  Memahami implementasi prosedure & prinsip-prinsip filing system.
  6. Memahami implementasi pengendalian dokumen berdasarkan standar ISO 9001.
  7. Memahami implementasi  electronic filing system dengan perangkat pendukungnya.
  8.  Memahami implementasi dari penggunaan software aplikasi EFIDMS (Electronic Filing with Integrated Document Management System) baik untuk modul Electronic Document Management System, modul Electronic Imaging System dan modul Record Management System,  lengkap dengan penggunaan scanner,  printer dan kamera digital.
  9. Memahami implementasi dari penggunaan software aplikasi EFIDMS (Electronic Filing with Integrated Document Management System) baik untuk modul Electronic Document Management System, modul Electronic Imaging System dan modul Record Management System,  lengkap dengan penggunaan scanner,  printer dan kamera digital.
  10. Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system dalam organisasi.



ELECTRONIC FILING TRAINING OUTLINE

  1. Definisi Arsip/Dokumen Untuk Lembaga-Lembaga Negara/Badan-Badan Pemerintahan Serta Untuk Badan-Badan Swasta/Perorangan Berdasarkan Undang-Undang Kearsipan RI.
  2. Penjelasan Istilah-Istilah Kearsipan.
  3. Pembuatan Kode Klasifikasi Dan Kode Indeks Dalam Pengelolaan Arsip/Dokumen.
  4. Faktor-Faktor Yang Umum Menjadi Kendala Yang Dihadapi Dalam Pengelolaan Arsip/Dokumen Perusahaan.
  5. Prosedure Filing System.
  6. Langkah-Langkah Proses Filing.
  7. Pemilihan Peralatan & Perlengkapan Filing.
  8. Pembentukan & Pemeliharaan Sistim Filing.
  9. Proses Penyusutan Umur Dokumen ( Document, Records & Archive).
  10. Langkah-Langkah Sebelum Proses Pemusnahan Dokumen.
  11. Proses Pemilihan Cara-Cara Pemusnahan Dokumen.
  12. Akurasi rasio kecermatan penemuan kembali file soft dokumen yang dibutuhkan.
  13. Mengetahui jenis-jenis media penyimpanan untuk electronic filiing system.
  14. Memahami implementasi dari document controlbased onISO9001.
  15. Memahami faktor-faktor kunci sukses yang mendukung implementasi filing system.
  16. Aplikasi untuk RecordsManagement System dalam EFIDMSsoftware.
  17. Aplikasi untuk ElectronicDocumentManagement System dalam EFIDMSsoftware.
  18. Aplikasi untuk ElectronicImagingSystem dalam EFIDMSsoftware.
  19. Langkah-langkah operasional untuk mengatur Level Security User Access Application.
  20. Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Control process.
  21. Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Distribution process.
  22. Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Update process.
  23. Melakukan Proses Document Searching secara cepat (soft and hard) berdasarkan 5 metode.
  24. Process Document Capture baik melalui scanner ataupun melalui digital cameras, kemudian  di-convert menjadi  document microsoft office (XP, 2003, 2007, 2010).
  25. Pemilihan dan pengambilan dokumen secara cepat dan tepat untuk dikirimkan via e-mail langsung dari aplikasi EFIDMSsoftware.
  26. Cases study / diskusi / tanya jawab.



ELECTRONIC FILING TRAINING AUDIENCE TARGET

Staff atau Leader yang bertanggung jawab dalam proses filing document



ELECTRONIC FILING TRAINING INSTRUCTOR

ERAWAN SUPRIATNA, S. Kom

Senior Praktisi di bidang IT selama 15 tahun

 

ELECTRONIC FILING TRAINING SCHEDULE

  • 29 – 30 November 2018
  • 14-15 Desember 2018



ELECTRONIC FILING TRAINING INVESTMENT

  • Rp. 4.500.000,- / peserta.
  • Peserta Non-Residential. Sudah termasuk Meeting Package, Training Kits, Modul Pelatihan dan Sertifikat.

 

IMPLEMENTATION OF ELECTRONIC FILING WITH INTEGRATED DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM AND E-MAIL  HANDLING

 

Formulir Pra-Pendaftaran Public Training / Permintaan Informasi Lebih Lanjut
  1. JENIS INFORMASI/TRAINING
  2. (required)
  3. (required)
  4. DATA PRIBADI
  5. (required)
  6. (required)
  7. (required)
  8. (valid email required)
  9. (required)
  10. (required)
  11. DATA PRE REGISTRATION (Tidak Mengikat)
  12. (required)
  13. PESAN UNTUK PENYELENGGARA TRAINING
 

cforms contact form by delicious:days

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM – ISO 15489

EVENT

22 – 23 April 2019 | RP. 3.200.000,- di Graha Mustika Ratu, Jakarta
23 – 24 Oktober 2019 | RP. 3.200.000,- di Graha Mustika Ratu, Jakarta

 

 

Komunikasi tertulis, berupa surat-surat, laporan, memo, formulir pesanan dan sebagainya, diperlukan setiap hari untuk beroperasinya setiap organisasi atau perusahaan. Agar pencapaian sasaran organisasi berhasil baik, dokumen-dokumen tersebut perlu disimpan secara sistematis agar dapat ditemukan dengan cepat setiap saat sesuai dengan pedoman-pedoman pengarsipan yang digunakan. Di samping itu, arsip bukan hanya diperlukan dalam bentuk hard copy, namun juga soft copy. Untuk itu, proses alih media dan manajemen electronic filing  perlu diperhatikan.

Dengan mengikuti pelatihan ini, para peserta diharapkan dapat mengelola arus keluar masuknya surat untuk menghindari timbulnya kekacauan arus informasi yang dapat mengakibatkan kerugian waktu, pikiran, dan material pada perusahaan atau organisasi.

 

MATERI TRAINING

DAY 1

1. Problems and Solutions

  • Services to External Customer & Internal Customer
  • Efficiency
  • Security

2. The Principles

  • Basic principles:  ISO 9001:2015 and  ISO 15489:2016 contexts
  • Document & Record Life Cycle
  • Term and Definitions

3. Policy and Responsibility

  • Pengembangan policy statement
  • Penetapan responsibility and authority
  • Monitoring and auditing the performance
  • Disaster recovery planning

4. E-Filing

  1. Softcopy record center development
  2. EDMS (Electronic Document Management System) component
  3. Document management
  4. Memilih teknologi EDMS tepat guna

DAY 2

5. Program 5 R

  • Ringkas
  • Rapi
  • Resik
  • Rawat
  • Rajin

6. Filing System

  • Access system: direct system, indirect system
  • Sistem abjad nama, abjad subjek, abjad geografis
  • Sistem numeric, Sistem kronologis/ tanggal

7. Media Format

  • Sarana yang diperlukan
  • Teknik penyimpanan dokumen

8. Record Center

  1. Pemeliharaan arsip
  2. Pengendalian arsip
  3. Penemuan arsip – retrieve
  4. Penyusutan & pemusnahan arsip

 

Metode Training

Pembahasan konsep, diskusi kasus, latihan.

 

Target peserta

Sekretaris, staff administrasi

 

Pembicara

Ir. Prima Haris, MBA

 

Tanggal:

  1. 22 – 23 April 2019
  2. 23 – 24 Oktober 2019

 

Jam Pelaksanaan

09.00 – 16.00 WIB

 

Tempat:

Graha Mustika Ratu Lt. 5
Jln. Gatot Subroto Kav.74-75
Jakarta 12870

 

Harga:

  • RP. 3.200.000,- /orang (belum termasuk PPN 10%)
  • Include: handout materi, sertifikat, coffee break, 1x lunch
  • Diskon 10% untuk pendaftaran seminggu sebelum training ATAU Buy 2 get 1 free (cukup membayar Rp. 6.400.000 untuk pendaftaran 3 orang dari satu perusahaan untuk 1 program yang sama).

 

 

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM – ISO 15489

Formulir Pra-Pendaftaran Public Training / Permintaan Informasi Lebih Lanjut
  1. JENIS INFORMASI/TRAINING
  2. (required)
  3. (required)
  4. DATA PRIBADI
  5. (required)
  6. (required)
  7. (required)
  8. (valid email required)
  9. (required)
  10. (required)
  11. DATA PRE REGISTRATION (Tidak Mengikat)
  12. (required)
  13. PESAN UNTUK PENYELENGGARA TRAINING
 

cforms contact form by delicious:days

DOCUMENT AND RECORD MANAGEMENT

ACARA

06 – 07 Desember 2018 | 09.00 – 16.00 WIB | RP. 3.200.000 di Graha Mustika Ratu, Jakarta

Jadwal Training 2019

28 – 29 Januari 2019 | 09.00 – 16.00 WIB | RP. 3.200.000 di Graha Mustika Ratu, Jakarta
03 – 04 Juli 2019 | 09.00 – 16.00 WIB | RP. 3.200.000 di Graha Mustika Ratu, Jakarta

 

 

DESKRIPSI TRAINING DOCUMENT & RECORD MANAGEMENT

Komunikasi tertulis, berupa surat-surat, laporan, memo, formulir pesanan dan sebagainya, diperlukan setiap hari untuk beroperasinya setiap organisasi atau perusahaan. Agar pencapaian sasaran organisasi berhasil baik, dokumen-dokumen tersebut perlu disimpan secara sistematis agar dapat ditemukan dengan cepat setiap saat sesuai dengan pedoman-pedoman pengarsipan yang digunakan. Di samping itu, arsip bukan hanya diperlukan dalam bentuk hard copy, namun juga soft copy. Untuk itu, proses alih media dan manajemen electronic filing  perlu diperhatikan.

Dengan mengikuti pelatihan ini, para peserta diharapkan dapat mengelola arus keluar masuknya surat untuk menghindari timbulnya kekacauan arus informasi yang dapat mengakibatkan kerugian waktu, pikiran, dan material pada perusahaan atau organisasi.

 

Materi bahasan TRAINING DOCUMENT & RECORD MANAGEMENT

DAY 1

  1.  Problems and Solutions
    • Services to External Customer & Internal Customer
    • Efficiency
    • Security
  2. The Principles
    • Basic principles:  ISO 9001: 2015 and  ISO 15489: 2016 contexts
    • Document & Record Life Cycle
    • Term and Definitions
  3. Policy and Responsibility
    • Pengembangan policy statement
    • Penetapan responsibility and authority
    • Monitoring and auditing the performance
    • Disaster recovery planning
  4. E-Filing
    • Softcopy record center development
    • EDMS (Electronic Document Management System) component
    • Document management
    • Memilih teknologi EDMS tepat guna

 

DAY 2

  1. Program 5 R
    • Ringkas
    • Rapi
    • Resik
    • Rawat
    • Rajin
  2.  Filing System
    • Access system: direct system, indirect system
    • Sistem abjad nama, abjad subjek, abjad geografis
    • Sistem numeric, Sistem kronologis/ tanggal
  3. Media Format
    • Sarana yang diperlukan
    • Teknik penyimpanan dokumen
  4. Record Center
    • Pemeliharaan arsip
    • Pengendalian arsip
    • Penemuan arsip – retrieve
    • Penyusutan & pemusnahan arsip

 

Metode TRAINING DOCUMENT & RECORD MANAGEMENT

Pembahasan konsep, diskusi kasus, latihan.

 

Target peserta TRAINING DOCUMENT & RECORD MANAGEMENT

Sekretaris, staff administrasi

 

Pembicara TRAINING DOCUMENT & RECORD MANAGEMENT

  1. Prima Haris, MBA
  2. Kussusanti, MSi.

 

Tanggal & Jam Pelaksanaan:

  • 06 – 07 Desember 2018
  • 09.00 – 16.00 WIB

 

Tempat TRAINING DOCUMENT & RECORD MANAGEMENT

Graha Mustika Ratu
Jln. Gatot Subroto Kav.74-75
Jakarta 12870

 

Harga TRAINING DOCUMENT & RECORD MANAGEMENT

  • RP. 3.200.000,- /orang/program (Belum Termasuk PPN 10%)
  • include: handout materi, sertifikat, coffee break, 1x lunch
  • Diskon 10% untuk pendaftaran seminggu sebelum training ATAU Buy 2 get 1 free (cukup membayar Rp. 6.400.000 untuk pendaftaran 3 orang dari satu perusahaan untuk 1 program yang sama).

 

DOCUMENT AND RECORD MANAGEMENT

Formulir Pra-Pendaftaran Public Training / Permintaan Informasi Lebih Lanjut
  1. JENIS INFORMASI/TRAINING
  2. (required)
  3. (required)
  4. DATA PRIBADI
  5. (required)
  6. (required)
  7. (required)
  8. (valid email required)
  9. (required)
  10. (required)
  11. DATA PRE REGISTRATION (Tidak Mengikat)
  12. (required)
  13. PESAN UNTUK PENYELENGGARA TRAINING
 

cforms contact form by delicious:days

e-Filing Management Berbasis ISO 15489

ACARA

02 – 04 Juli 2018 | Rp 6.400.000,- per peserta di Hotel NEO Malioboro, Yogyakarta
09 – 11 Juli 2018 | Rp 6.400.000,- per peserta di Hotel NEO Malioboro, Yogyakarta
16 – 18 Juli 2018 | Rp 6.400.000,- per peserta di Hotel NEO Malioboro, Yogyakarta
23 – 25 Juli 2018 | Rp 6.400.000,- per peserta di Hotel NEO Malioboro, Yogyakarta

Jadwal Training 2018 Selanjutnya …

 

 

 

Deskripsi Training e-Filing Management Berbasis ISO 15489

Pengambilan keputusan merupakan bagian terpenting yang dilakukan dari waktu ke waktu oleh setiap pengambil keputusan di dalam perusahaan. Tanpa tersedianya data dan informasi secara tepat waktu dan akurat, maka resiko kehilangan kesempatan menjadi begitu tinggi. Dalam era kompetisi yang begitu ketat saat ini, maka aliran data dan informasi, kecepatan analisis dan kompilasi yang tersedia bagi para pengambil keputusan menjadi begitu penting dan kritis. Penyimpanan data dan informasi yang bersifat perangkat keras menjadi begitu lambat dan tidak kompetitif, sehingga perusahaan bergerak menuju penyimpanan berupa elektronik.

Dibutuhkan pemahaman yang baik terhadap sifat dan jenis dokumen yang merupakan rekaman dari aliran proses bisnis perusahaan. Kemudian pemahaman terhadap kebutuhan penciptaan kebijakan dan prosedur yang harus mampu menjaga dan melindungi dokumen secara sistematis dan mampu terlacak secara cepat dan akurat, kemampuan perangkat lunak dalam proses pengendalian, penetapan otoritas dan tanggung jawab terhadap dokumen secara elektronik dilakukan secara efektif, serta pemilihan teknologi tepat guna yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan. serta pemilihan teknologi tepat guna yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

 

Tujuan Training e-Filing Management Berbasis ISO 15489

Setelah mengikuti training ini peserta diharapkan mampu membuat kebijakan dan prosedur yang mampu membantu mempercepat pengambilan keputusan.

Materi Training e-Filing Management Berbasis ISO 15489

  • Introduction – Document and Business Process
    1. Manajemen arsip dinamis – Scope of Work
    2. Assessmen: masalah pengarsipan setiap departemen
    3. Pemahaman Business Process dan document control
  • Document and Record Management (DRM)
    1. Metodologi Record Management
    2. Penetapan Policy – Responsibilities and Authorities
    3. DRM menurut ISO 15489:2001 dan ISO 9001:2000
  • Document and Record Classification System
    1. Access system: direct system, indirect system
    2. Developing the system
  • Document and Record Design System
    1. Pengendalian Dokumen
    2. Document Appraisal
    3. Penetapan Retention Period, Dispotition, and Destruction
  • Softcopy Record Center Development
    1. Sarana Pemberkasan Softcopy – elektronik
    2. Alih Media dan Tahapannya
    3. Manajemen File: kebijakan proteksi, otorisasi, akses
  • EDMS (Electronic Document Management System) Component
    1. Document Capture
    2. Scanning Types and Processing
    3. Metadata: Indexing, Archiving, Retrieval
  • Document Management
    1. Document Controls
    2. Forms Management
    3. Distribution and Browsing
  • Memilih Teknologi EDMS Tepat Guna
    1. Pilihan Teknologi yang Tersedia
    2. Type of Documentation System
    3. Choosing The Right Products

 

Metode Training e-Filing Management Berbasis ISO 15489

Presentasi, Diskusi , Case Study, Evaluasi

 

 

Jadwal Training 2018

  • Hotel Neo Malioboro, Yogyakarta
  • 02 – 04 Juli 2018
  • 09- 11 Juli 2018
  • 16 – 18 Juli 2018
  • 23 -25 Juli 2018
  • 30 Juli-01 Agustus 2018
  • 06 – 08 Agustus 2018
  • 13-15 Agustus 2018
  • 20-21 Agustus 2018
  • 27 -29 Agustus 2018
  • 03 – 05 September 2018
  • 12-14 September 2018
  • 17 – 19 September 2018
  • 24 – 26 September 2018
  • 01 – 03 Oktober 2018
  • 08 – 10 Oktober 2018
  • 15 – 17 Oktober 2018
  • 22 – 24 Oktober 2018
  • 29 – 31 Oktober 2018
  • 05 – 07 November 2018
  • 12 – 14 November 2018
  • 21 – 23 November 2018
  • 26 – 28 November 2018
  • 03- 05 Desember 2018
  • 10 – 12 Desember 2018
  • 17 – 19 Desember 2018
  • 26 – 28 Desember 2018

 

Investasi dan Fasilitas Training e-Filing Management Berbasis ISO 15489

  • Rp 6.400.000/Peserta (Non Residential)
  • Quota minimum 2 peserta
  • Fasilitas : Certificate,Training kits, USB,Lunch,Coffe Break, Souvenir
  • Untuk peserta luar kota disediakan transportasi antar-jemput dari Bandara/Stasiun ke Hotel (berlaku bagi perusahaan yang mengirimkan minimal 3 peserta)

 

Instruktur Training e-Filing Management Berbasis ISO 15489

  • Dr. Nur Wening, SE., Msi., CHRA
  • Hanafi Ahmad, ST., MT
  • And Team

 

e-Filing Management Berbasis ISO 15489

Formulir Pra-Pendaftaran Public Training / Permintaan Informasi Lebih Lanjut
  1. JENIS INFORMASI/TRAINING
  2. (required)
  3. (required)
  4. DATA PRIBADI
  5. (required)
  6. (required)
  7. (required)
  8. (valid email required)
  9. (required)
  10. (required)
  11. DATA PRE REGISTRATION (Tidak Mengikat)
  12. (required)
  13. PESAN UNTUK PENYELENGGARA TRAINING
 

cforms contact form by delicious:days

eFiling And Document Management – CONFIRMED

ACARA

Rabu,Kamis, 18 – 19 Juli  2018 | Rp 3.750.000,- di Hotel Menara Peninsula, Jakarta

 

PENDAHULUAN eFILING

  1. Apakah konvensional filing yang ada di perusahaan Anda sudah optimal?
  2. Apakah perusahaan Anda sudah membuat electronic filing yang efisien, dalam mengelola arsip dan dokumen yang ada?
  3. Apakah filing system yang diterapkan dalam perusahaan Anda sudah optimal, mudah ditemukan yang berkepentingan jika sewaktu-waktu diperlukan?

4 Bagaimana mengorganisasikan semua arsip dan dokumen agar efektif, efisien, optimal dan dapat diakses dengan cepat dari mana saja, oleh siapa saja dan kapan saja?

Dokumen & arsip fisik yang telah ada saat ini, hanyalah sebagian kecil dari khazanah pengetahuan yang dimiliki perusahaan. Setelah suatu dokumen dianggap final, kita & para pengguna dokumen perlu mengetahui dokumen apa saja yang dianggap vital, penting & berguna. eFiling memudahkan proses review & edit dari beragam dokumen, serta memberikan Business Intelligence Information yang tidak hanya tepat, tetapi juga mudah dimengerti & ditindak-lanjuti.

Beberapa manfaat langsung eFiling:

  1. Mengurangi penggunaan formulir kertas & memastikan kelengkapan pengisian checklist & workflow.
  2. Mempermudah akses ke khazanah (central file) untuk menampilkan mockup, draft, process flowcharts, sketch, memo voice & video, arsip, rekaman, pengetahuan tertulis, Quality Manual, Standard Operating Procedures, Work Instruction.
  3. Mempermudah kerjasama (kolaborasi) antar pengguna yang tersebar di berbagai lokasi (pekerja kantor, lapangan, site dlsb) untuk mengubah & memperbaharui kurikulum, modul, bahan bacaan, kuis & ujian secara on-line.
  4. Mempermudah pengorganisasian pekerjaan individu maupun kelompok (memantau jadwal, target & hasil, baik di dalam kantor maupun di luar kantor; mengikuti rapat online; menyelesaikan to-do, mengorganisir notes & koleksi multimedia, memberikan tugas maupun menetapkan reminders, di mana saja, kapan saja).

 

Apa yang Anda Peroleh Setelah Mengikuti Pelatihan eFiling Ini?

  1. Terampil menyusun serta mensosialisasikan kebijakan kearsipan elektronik (eFiling).
  2. Terampil menyusun prosedur pembuatan, review, edit, publikasi dokumen elektronik.
  3. Terampil menyusun kebijakan penyimpanan, pengkodean, indeks & lokasi arsip elektronik serta menjelaskan dengan gambling kepada karyawan, terutama kepada para profesional (insinyur, dll), sehingga mereka dapat menerima penjelasan (sosialisasi) secara bijaksana.
  4. Terampil menjabarkan hasil audit eFiling & menyusun langkah tindak lanjutnya.
  5. Paham tujuan, lingkup, tanggung jawab, aktifitas, proses & kompetensi yang harus dimiliki pengelola arsip profesional, baik arsip fisik maupun elektronik.
  6. Paham suka duka mengelola dokumen & arsip.

 

Apa yang dipelajari dalam Pelatihan eFiling Ini?

  • Modul 01 Paradigma & Filosofi Electronic Filing & Document Management System
  • Modul 02 Sharing & Studi Kasus Mengenai Beragam Contoh Implementasi eFDM Di Sejumlah Sektor/Industri
  • Modul 03 Langkah Implementasi 1: Pembenahan Arsip Fisik
  • Modul 04 Langkah Implementasi 2: Migrasi Ke Efiling
  • Modul 05 Quick Win 1
  • Modul 06 Quick Win 2
  • Modul 07 Fraud Prevention & Risk Management
  • Modul 08 Disaster Recovery & Business Continuity

 

Detail Sesi Pelatihan eFiling:

Modul 01 – Paradigma & Filosofi Electronic Filing & Document Management System

  • Memahami perkembangan sistem arsip konvensional & elektronik.
  • Membahas perbedaan antara karakteristik bisnis & implikasi terhadap sistem arsip elektronik: pemilihan database, keamanan (security level), GIS (Geo-tagging) & Fraud Prevention.
  • Membahas permasalahan teknis dalam eFDM: metode, tata waktu, tata administrasi.
  • Membahas aspek hukum & legal eFiling.
  • VIDEO: Microsoft Future Technology, Database Choices, Distributed Architecture & Security.
  • SHARING & DISKUSI KELOMPOK.

Modul 02 – Sharing & Studi Kasus Mengenai Beragam Contoh Implementasi eFDM Di Sejumlah Sektor/Industri

  • Membahas tren kebutuhan baru: akses via handheld & tablet.
  • Membahas beragam contoh implementasi eFDM di sejumlah sektor/industri antara lain:
    • Kebutuhan akses dari sejumlah lokasi secara sekaligus.
    • Kebutuhan memudahkan pembiasaan melalui aplikasi office/word.
    • Kebutuhan menyimpan data gambar teknis.
    • Kebutuhan kemudahan mengakses dokumen elektronik yang sudah terlebih dahulu ada.
    • Kebutuhan mengakses & mengarsip email.
  • VIDEO: Web, Word & AutoCAD Intergration, Import Existing Files, eMail Indexing.
  • STUDI KASUS: membahas contoh di perbankan, keuangan, asuransi, manufaktur & kedokteran.

Modul 03 – Langkah Implementasi 1: Pembenahan Arsip Fisik

  • Memahami kategori & klasifikasi dokumen.
  • Memahami indeks & kode arsip.
  • Memahami hak akses (public & non-public), map of location & PiC.
  • Membahas peluang implementasi Barcoding, RFID & GIS dalam sistem arsip fisik.
  • Membahas penyusutan dokumen secara bertahap.
  • TIPS & TRICKS: membahas pemakaian filing cabinet dengan baik & benar.
  • TIPS & TRICKS: membahas indeks, klasifikasi, kode & PiC, lokasi & akses.
  • TIPS & TRICKS: membahas contoh produk penyimpanan (compacto & pronto).
  • TIPS & TRICKS: membahas contoh produk penyusutan arsip (ideal).

Modul 04 – Langkah Implementasi 2: Migrasi Ke Efiling

  • Memahami alat bantu Self-Audit & 5S/5R Patrol: Daftar Induk Dokumen, Daftar Tipe Dokumen, Daftar PiC, Daftar Lokasi Penyimpanan.
  • Membahas implementasi elektronik dari indeks, klasifikasi, kode & PiC, lokasi & akses.
  • VIDEO: Attribute linking, Reference File Management, Sending Links Not Documents, Version Control.
  • SIMULASI: membahas kasus implementasi eFDM secara step-by-step.
  • SIMULASI: menerapkan prinsip sistem arsip elektronik dengan Excel, eFiling & DMS.
  • TIPS & TRICKS: menggunakan Self-Audit & 5S/5R Patrol: Daftar Induk Dokumen, Daftar Tipe Dokumen, Daftar PiC, Daftar Lokasi Penyimpanan.
  • TIPS & TRICKS: membahas produk konversi: high-speed scanner (DR), kamera, handycam.

Modul 05 – Quick Win 1

  • Membahas konsep pencarian menurut keyword & metadata.
  • Meningkatkan komunikasi & membangun trust dengan peningkatan interaksi antar user & lintas komunitas.
  • VIDEO: Content Searching, Knowledge Groups, eTransmittals, GoogleDocs, Google Calendar.
  • TIPS & TRICKS: membahas teknik Social Media untuk meningkatkan interaksi.

Modul 06 – Quick Win 2

  • Memahami sistem otentikasi: konvensional, watermark, digital signature.
  • Membahas kemudahan pengecekan serta ketelitian tinggi dalam modul Optical Character Recoqnition untuk mendeteksi perubahan & pemalsuan.
  • Membahas penyelarasan proses kerja dengan worklow & sistem otorisasi elektronik
  • VIDEO: Project Wizard, Workflow, RImage (Replicator, Duplicator, Protector).
  • TIPS & TRICKS: menjaring informasi dengan on-line survey.

Modul 07 – Fraud Prevention & Risk Management

  • Membahas konsep dasar manajemen resiko.
  • Membahas keterkaitan dengan sistem manajemen resiko & permasalahan dalam sistem arsip konvensional.
  • Membahas integrasi dengan sistem informasi publik: catatan sipil, daftar debitur, otoritas pajak, public records.
  • SHARING & DISKUSI KELOMPOK.
  • SIMULASI: menggunakan Open Source Software (OSS) sebagai modul kolaborasi (video conferencing) dalam eFDM.
  • SIMULASI: menggunakan Open Source Software (OSS) sebagai modul manajemen identitas (single signage) dalam eFDM.

Modul 08 – Disaster Recovery & Business Continuity

  • Memahami sistem kontinuitas bisnis: konvensional, remote site, cloud.
  • Membahas berbagai hal yang harus dipersiapkan sebelum implementasi dan/atau perubahan sistem arsip.
  • Membahas rencana implementasi sistem arsip baru (perubahan sistem) untuk memperbaiki security & ease-of-use.
  • SHARING & DISKUSI KELOMPOK.
  • SIMULASI: menggunakan Open Source Software (OSS) sebagai modul manajemen proyek (redmine), pengetahuan (wiki) & live feed (RSS, Snaplogic) dalam eFDM.

 

** PESERTA DIHARAPKAN MEMBAWA LAPTOP/ NETBOOK/PORTABLE HARDDISK/FLASHDISK UKURAN BESAR untuk praktik, demo & menyimpan aplikasi & dokumen pendukung workshop.**

 

Jadwal:

  • Rabu,Kamis, 18-19 Juli  2018
  • Pkl. 09.00 – 16.00 WIB

 

Tempat: Jakarta

Hotel Puri Denpasar, Hotel Harris Tebet, Hotel Fave Gatot Subroto, Hotel Ibis.

Konfirmasi tempat pelaksanaan akan kami informasikan 7 hari sebelum pelaksanaan training.

 

Investasi Pelatihan eFiling:

  • Rp. 3.750.000,-/peserta
  • Including: Sertifikat, Training Modules, Workshop kit, Lunch, Snack, Foto 10R.

 

Electronic Office Filing And Document Management

 

Formulir Pra-Pendaftaran Public Training / Permintaan Informasi Lebih Lanjut
  1. JENIS INFORMASI/TRAINING
  2. (required)
  3. (required)
  4. DATA PRIBADI
  5. (required)
  6. (required)
  7. (required)
  8. (valid email required)
  9. (required)
  10. (required)
  11. DATA PRE REGISTRATION (Tidak Mengikat)
  12. (required)
  13. PESAN UNTUK PENYELENGGARA TRAINING
 

cforms contact form by delicious:days

Electronic Filing Implementation With RMS & EFS Method Based on Document Regulation

ACARA

21 – 23 Februari 2018 | Rp. 5.950.000/person di Yogyakarta
21 – 23 Maret 2018 | Rp. 5.950.000/person di Yogyakarta
18 – 20 April 2018 | Rp. 5.950.000/person di Yogyakarta
14 – 16 Mei 2018 | Rp. 5.950.000/person di Yogyakarta

Jadwal Training 2018 Selanjutnya …

 

Arsip merupakan rekaman informasi penting yang umumnya digunakan untuk perencanaan, pelaksanaan serta pengawasan kegiatan dalam suatu organisasi. Dengan memanfaatkan arsip seoptimal mungkin dapat dicapai tujuan manajemen modern yaitu perencanaan yang matang, pelaksanaan yang tepat serta pengawasan yang ketat.

Ketika pemberkasan arsip sudah makin bertambah, jika tidak dikelola dengan baik, maka pertumbuhan arsip sudah tidak bisa lagi dikendalikan.

Mengingat pentingnya arsip dalam suatu organisasi maka kegiatan penataan arsip harus dilakukan sesuai prinsip dan tujuan dari manajemen kearsipan, yaitu dapat menyediakan arsip dengan cepat, tepat, lengkap dan efisien.

Penataan arsip pada dasarnya merupakan suatu teknik atau cara pengaturan dan penyimpanan arsip secara logis dan sistematis. Ada 2 metode sistem yang dapat diterapkan dalam kegiatan penataan arsip yaitu Records Management System (RMS) dan Electronic Filing System (EFS).

Records Management System (Sistem Manajemen Kearsipan) disahkan dalam Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan pelaksanaan dari undang-undang tersebut dijelaskan dalam Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012.

Electronic Filing System (Sistem Penataan File secara elektronik) disahkan dalam Undang-undang nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik dan pelaksanaan dari undang-undang tersebut dijelaskan dalam Peraturan Pemerintah nomor 82 tahun 2012. Di dalam sistem ini terdapat penerapan Electronic Imaging System agar organisasi memiliki digital copy yang praktis dan tidak membutuhkan tempat fisik tertentu dan hasilnyapun jauh lebih efektif karena file hasil scan dapat ditelusuri dan ditemukan kembali pada saat diperlukan dengan waktu yang singkat.

Apabila ke-2 metode penataan arsip diatas dapat diterapkan dengan tepat sesuai dengan kebutuhan dan kepentingan organisasi, maka dapat meningkatkan kinerja pelayanan dan efisiensi tempat penyimpanan arsip dari organisasi tersebut.

TRAINING OBJECTIVE :

Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan mampu untuk :

  1. Memahami regulasi kearsipan terakhir yang sudah diberlakukan di Republik Indonesia beserta struktur perundang-undangannya.
  2. Memahami pengertian Kearsipan, Arsip dinamis, Arsip aktif, Arsip inaktif, Arsip vital, Arsip static, Unit pengolah, Unit kearsipan, Jadwal Retensi Arsip, Penyusutan arsip, Pemusnahan arsip Penyerahan arsip statis, Pemeliharaan arsip, Penggunaan arsip, Pemberkasan, Retensi arsip berdasarkan Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.
  3. Memahami konsep model siklus hidup pengelolaan arsip padasistem manajemen kearsipan.
  4. Mengetahui contoh SOP Manajemen Kearsipan yang cukup lengkap.
  5. Memahami konsep modelrecords continuous model (model arsip berkelanjutan) pada sistem manajemen arsip elektronis.
  6. Memahami pengertian dari konsep electronic imaging system.
  7. Memahami pentingnya electronic imaging system diimplementasikan di semua organisasi.
  8. Mampu membuat document digital hasil scanning yang bisa dicopy textnya (dibaca secara content).
  9. Mampu menambahkan keterangan dan tanda tangan digital yang diproteksi dengan password pada document digital.
  10. Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system dalam organisasi.
  11. Memahami implementasi dari penggunaan software aplikasi EFIDMS (Electronic Filing with Integrated Document Management System) baik untuk modul Electronic Document Management System, modul Electronic Imaging System dan modul Record Management System.

 

CAKUPAN MATERI TRAINING :

  1. Struktur perundang-undangan yang diberlakukan di Republik Indonesia.
  2. Pemaparan dari isi Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan penjelasan Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang tersebut dalam pengertian secara umum sebagai berikut :
    • Kearsipan,
    • Arsip dinamis,
    • Arsip aktif,
    • Arsip inaktif,
    • Arsip vital,
    • Arsip statis,
    • Unit pengolah,
    • Unit kearsipan,
    • Jadwal Retensi Arsip,
    • Penyusutan arsip,
    • Pemusnahan arsip
    • Penyerahan arsip statis,
    • Pemeliharaan arsip,
    • Penggunaan arsip,
    • Pemberkasan,
    • Retensi arsip
  1. Model siklus hidup pengelolaan arsip padasistem manajemen kearsipan.
  2. Contoh SOP Manajemen Kearsipan.
  3. Modelrecords continuous model  pada sistem manajemen arsip elektronis.
  4. Electronic Imaging System.
  5. Pentingnya Electronic Imaging System diimplementasikan di semua organisasi.
  6. Membuat digital document (OCR Scanning) dalam format .PDF Edited.
  7. Menambahkan text pada digital document.
  8. Memasukan digital assign yang sudah diproteksi ke dalam digital document .
  9. Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system dalam organisasi.
  10. Aplikasi untuk Records Management System dalam EFIDMS software.
  11. Aplikasi untuk Electronic Document Management System dalam EFIDMS software.
  12. Aplikasi untuk Electronic Imaging System dalam EFIDMS software.
  13. Langkah-langkah operasional untuk mengaturLevel  Security User Access Application.
  14. Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Control process.
  15. Langkah-langkah Operasional Aplikasi untukDocument Distribution process.
  16. Langkah-langkah Operasional Aplikasi untukDocument Update process.
  17. Melakukan ProsesDocument Searching secara cepat (soft and hard) berdasarkan 5 metode.
  18. Document  CaptureProcess baik melalui scanner ataupun melalui digital cameras, kemudian  di-convert menjadi  document microsoft office (XP, 2003, 2007, 2010).
  19. Pemilihan dan pengambilan dokumen secara cepat dan tepat untuk dikirimkan via e-mail langsung dari aplikasi EFIDMS software.

TRAINING METHOD :

Terangkan – Tunjukkan – Lakukan

Dengan metode ini Anda akan mengenal subyek pelatihan secara lebih baik, karena langsung ditunjukkan oleh ahlinya, dan Anda akan diajak untuk langsung melakukan/ menggunakannya.

INSTRUCTOR :

Drs.Apriyanto Giri W.MM. and Team

Drs.Apriyanto Giri W.MM. memiliki banyak pengalaman riil dalam kehidupannya dan akan Beliau bagikan kepada peserta training Beliau di kelas-kelas training industry. Beliau memiliki motto everyday is powerfull. Materi training yang Beliau sampaikan diantaranya Public Speaking, Effective PR, Communication skill, Leadership, Time management, AMT, Team Building, Spiritual Motivation, Entrepreneur, Personal Development, Excellent Service, Marketing, Office Management, Manajemen Kearsipan, Marketing, Telephoneskill, General Affair, Kesekretarisan, TFT, CSR/Comdev, dll. Bapak Apriyanto Giri dosen di IMKI STMIK AMIKOM group Yogyakarta, Beliau seorang trainer, motivator dan sekaligus wirausaha, berpengalaman menjadi manager operasional hotel NIKI denpasar (divisi Marketing,Education & Training Division), dan pernah menjadi kepala wilayah primagama.

 

VENUE :

Yogyakarta (Ibis Styles Hotel/ Ibis Malioboro Hotel/ Jambuluwuk Hotel/ Cavinton Hotel/ Grand Zuri Hotel, dll)

TRAINING DURATION :

3 days

 

 

 

TRAINING TIME :

  1. 21 Feb 2018-23 Feb 2018
  2. 21 Mar 2018-23 Mar 2018
  3. 18 Apr 2018-20 Apr 2018
  4. 14 May 2018-16 May 2018
  5. 04 Jun 2018-06 Jun 2018
  6. 18 Jul 2018-20 Jul 2018
  7. 14 Aug 2018-16 Aug 2018
  8. 19 Sep 2018-21 Sep 2018
  9. 15 Oct 2018-17 Oct 2018
  10. 21 Nov 2018-23 Nov 2018
  11. 19 Dec 2018-21 Dec 2018

 

INVESTATION PRICE/PERSON :    

  1. Rp 5.950.000/peserta (bayar penuh)  atau
  2. Rp 5.750.000/peserta (early bird, yang membayar 1 minggu sebelum training) atau
  3. Rp 5.500.000/peserta (grup, untuk 3 peserta atau lebih dari 1 perusahaan yang sama)



FACILITIES FOR PARTICIPANTS:

  1. Training Module
  2. Flash Disk contains training material
  3. Certificate
  4. Stationeries: NoteBook and Ballpoint
  5. T-Shirt
  6. Backpack
  7. Training Photo
  8. Training room with Full AC facilities and multimedia
  9. Lunch and twice coffeebreak every day of training
  10. Qualified Instructor
  11. Transportation for participants from hotel of participants to/from hotel of training – VV (if minimal participants is 4 persons from the same company)

 

Electronic Filing Implementation With RMS & EFS Method Based on DOcument Regulation

Formulir Pra-Pendaftaran Public Training / Permintaan Informasi Lebih Lanjut
  1. JENIS INFORMASI/TRAINING
  2. (required)
  3. (required)
  4. DATA PRIBADI
  5. (required)
  6. (required)
  7. (required)
  8. (valid email required)
  9. (required)
  10. (required)
  11. DATA PRE REGISTRATION (Tidak Mengikat)
  12. (required)
  13. PESAN UNTUK PENYELENGGARA TRAINING
 

cforms contact form by delicious:days

E-FILING MANAGEMENT Berbasis ISO 15489

Acara

03 – 04 April 2018 | 09.00 – 16.00 WIB | RP. 3.200.000 di Graha Mustika Ratu, Jakarta
17 – 18 Juli 2018 | 09.00 – 16.00 WIB | RP. 3.200.000 di Graha Mustika Ratu, Jakarta
24 – 25 September 2018 | 09.00 – 16.00 WIB | RP. 3.200.000 di Graha Mustika Ratu, Jakarta
08 – 09 November 2018 | 09.00 – 16.00 WIB | RP. 3.200.000 di Graha Mustika Ratu, Jakarta

 

Overview Training E-Filing

Pengambilan keputusan merupakan bagian terpenting yang dilakukan dari waktu ke waktu oleh setiap pengambil keputusan di dalam perusahaan. Tanpa tersedianya data dan informasi secara tepat waktu dan akurat, maka resiko kehilangan kesempatan menjadi begitu tinggi.

Dalam era kompetisi yang begitu ketat saat ini, maka aliran data dan informasi, kecepatan analisis dan kompilasi yang tersedia bagi para pengambil keputusan menjadi begitu penting dan kritis. Penyimpanan data dan informasi yang bersifat perangkat keras menjadi begitu lambat dan tidak kompetitif, sehingga perusahaan bergerak menuju penyimpanan berupa elektronik.

Dari mana perusahaan harus memulainya?

Dibutuhkan pemahaman yang baik terhadap sifat dan jenis dokumen yang merupakan rekaman dari aliran proses bisnis perusahaan. Kemudian pemahaman terhadap kebutuhan penciptaan kebijakan dan prosedur  yang harus mampu menjaga dan melindungi dokumen secara sistematis dan mampu terlacak secara cepat dan akurat, kemampuan perangkat lunak dalam proses  pengendalian, penetapan otoritas  dan tanggung jawab terhadap dokumen secara elektronik dilakukan secara efektif, serta pemilihan teknologi tepat guna yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

 

Rundown Program Pelatihan E-FILING

Workshop – Hari Ke 1

09.00 – 10.30

Introduction – Document and Business Process

  • Manajemen arsip dinamis – Scope of Work
  • Assessmen: masalah pengarsipan setiap departemen
  • Pemahaman Business Process dan document control

10.30 – 10.45      Coffee Break

10.45 – 12.00     

  • Document and Record Management (DRM)
  • Metodologi Record Management
  • Penetapan Policy – Responsibilities and Authorities

 DRM menurut ISO 15489:2001 dan ISO 9001:2000

12.00 – 13.00      Istirahat

13.00 – 14.30      

  • Document and Record Classification System
  • Access system: direct system, indirect system
  •  Developing the system

14.30 – 14.45   Coffee break

14.45 – 16.00

  • Document and Record Design System
  • Pengendalian Dokumen
  • Document Appraisal
  • Penetapan Retention Period, Dispotition, and Destruction

 

Workshop – Hari Ke 2  

09.00 – 10.30       

  • Softcopy Record Center Development
  • Sarana Pemberkasan Softcopy – elektronik
  • Alih Media dan Tahapannya
  • Manajemen File: kebijakan proteksi, otorisasi, akses

10.00 – 10.15      Coffee Break

10.15 – 12.00     

 EDMS (Electronic Document Management System) Component

  • Document Capture
  • Scanning Types and Processing
  • Metadata: Indexing, Archiving, Retrieval

12.00 – 13.00      Istirahat

13.00 – 14.30      Document Management

  • Document Controls
  • Forms Management
  • Distribution and Browsing

14.30 – 14.45      Coffee Break

14.45 – 16.00

Memilih Teknologi EDMS Tepat Guna

  • Pilihan Teknologi yang Tersedia
  • Type of Documentation System
  • Choosing The Right Products

 

 

Fasilitator Training E-Filing

 Ir. Prima Haris, MBA

 

Tanggal

  • 03 – 04 April 2018
  • 17 – 18 Juli 2018
  • 24 – 25 September 2018
  • 08 – 09 November 2018

 

Jam Pelaksanaan 

09.00 – 16.00 WIB

 

Tempat 

Graha Mustika Ratu
Jln. Gatot Subroto Kav.74-75
Jakarta 12870

 

Harga Training E-Filing

  • 3.200.000,- nett/orang/program
  • include: handout materi, sertifikat, coffee break, 1x lunch
  • Diskon 10% untuk pendaftaran seminggu sebelum training ATAU Buy 2 get 1 free (cukup membayar Rp. 6.400.000 untuk pendaftaran 3 orang dari satu perusahaan untuk 1 program yang sama).

 

E-FILING

Formulir Pra-Pendaftaran Public Training / Permintaan Informasi Lebih Lanjut
  1. JENIS INFORMASI/TRAINING
  2. (required)
  3. (required)
  4. DATA PRIBADI
  5. (required)
  6. (required)
  7. (required)
  8. (valid email required)
  9. (required)
  10. (required)
  11. DATA PRE REGISTRATION (Tidak Mengikat)
  12. (required)
  13. PESAN UNTUK PENYELENGGARA TRAINING
 

cforms contact form by delicious:days

E-FILING MANAGEMENT BERBASIS ISO 15489 – Confirmed

ACARA

12 – 14 September 2017 | Rp 5.800.000,- di Yogyakarta – CONFIRMED
26 – 28 September 2017 | Rp 5.800.000,- di Yogyakarta
17 – 19 Oktober 2017 | Rp 5.800.000,- di Yogyakarta
14 – 16 November 2017 | Rp 5.800.000,- di Yogyakarta
12 – 14 Desember 2017 | Rp 5.800.000,- di Yogyakarta

 

DESKRIPSI TRAINING E-FILING MANAGEMENT BERBASIS ISO 15489

Aktifitas setiap perusahaan tidak akan terlepas dari fungsi pendokumentasian arsip yang mencakup berbagai hal tentang catatan perjalanan bisnis perusahaan. Dalam era globalisasi dan perkembangan teknologi informasi dewasa ini, aliran data dan informasi, kecepatan analisis dan kompilasi yang tersedia bagi para pengambil keputusan menjadi begitu penting dan kritis. Pengambilan keputusan merupakan bagian terpenting yang dilakukan dari waktu ke waktu oleh setiap pengambil keputusan dalam perusahaan. Tanpa tersedianya data dan informasi secara tepat waktu dan akurat, maka resiko kehilangan kesempatan menjadi begitu tinggi. Penyimpanan data dan informasi yang bersifat perangkat keras menjadi begitu lambat dan tidak kompetitif, sehingga perusahaan bergerak menuju penyimpanan berupa elektronik.

Pengelolaan dokumen dan arsip perusahaan terlebih dalam jumlah banyak tentu bukanlah pekerjaan yang mudah. Oleh karena itu diperlukan aplikasi document control untuk mengetahui history suatu dokumen terutama dalam penyusunan SOP, inventory, dokumen tender, dokumen kontrak dan lain-lain. Hal ini membutuhkan pemahaman yang baik terhadap sifat dan jenis dokumen yang merupakan rekaman dari aliran proses bisnis perusahaan. Kemudian pemahaman terhadap kebutuhan penciptaan kebijakan dan prosedur  harus mampu menjaga dan melindungi dokumen secara sistematis dan mampu terlacak secara cepat dan akurat, kemampuan perangkat lunak dalam proses  pengendalian, penetapan otoritas  dan tanggung jawab terhadap dokumen secara elektronik dilakukan secara efektif, serta pemilihan teknologi tepat guna yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

MATERI TRAINING E-FILING MANAGEMENT BERBASIS ISO 15489

  1. Introduction – Document and Business Process
    • Manajemen arsip dinamis – Scope of Work
    • Assessmen: masalah pengarsipan setiap departemen
    • Pemahaman Business Process dan document control
  2. Document and Record Management (DRM)
    • Metodologi Record Management
    • Penetapan Policy – Responsibilities and Authorities
    • DRM menurut ISO 15489:2001 dan ISO 9001:2000
  3. Document and Record Classification System
    • Access system: direct system, indirect system
    • Developing the system
  4. Document and Record Design System
    • Pengendalian Dokumen
    • Document Appraisal
    • Penetapan Retention Period, Dispotition, and Destruction
  5. Softcopy Record Center Development
    • Sarana Pemberkasan Softcopy – elektronik
    • Alih Media dan Tahapannya
    • Manajemen File: kebijakan proteksi, otorisasi, akses
  6. EDMS (Electronic Document Management Systarem) Component
    • Document Capture
    • Scanning Types and Processing
    • Metadata: Indexing, Archiving, Retrieval
  7. Document Management
    • Document Controls
    • Forms Management
    • Distribution and Browsing
  8. Memilih Teknologi EDMS Tepat Guna
    • Pilihan Teknologi yang Tersedia
    • Type of Documentation System
    • Choosing The Right Products

PESERTA TRAINING E-FILING MANAGEMENT BERBASIS ISO 15489

Pelatihan ini sesuai untuk diikuti oleh Kepala Kantor, Sekretaris, Staf Administrasi, serta Staf lain yang terlibat dalam manajamen perkantoran atau yang bertanggung jawab dalam proses filing document.

METODE TRAINING E-FILING MANAGEMENT BERBASIS ISO 15489

  • Presentasi
  • Diskusi Interaktif
  • Studi Kasus
  • Practices
  • Evaluasi

INSTRUKTUR TRAINING E-FILING MANAGEMENT BERBASIS ISO 15489

  • Singgih Santoso., M.M.
  • Budi Sutedjo, S. Kom, M.M.

Instruktur adalah pakar/praktisi bidang pengembangan manajemen, organisasi & sistem kearsipan, sering mengisi kegiatan pelatihan/seminar yang berkaitan dengan topik Implementation of E-Filing Management System.

WAKTU & TEMPAT TRAINING E-FILING MANAGEMENT BERBASIS ISO 15489

  • Batch 8 : 12 – 14 September 2017 (pasti jalan – Yogyakarta)
  • Batch 9 : 26 – 28 September 2017
  • Batch 10 : 17 – 19 Oktober 2017
  • Batch 11 : 14 – 16 November 2017
  • Batch 12 : 12 – 14 Desember 2017
  • 08.00 – 16.00 WIB

Yogyakarta: Cavinton Hotel Yogyakarta ; Neo Malioboro Hotel Yogyakarta;  Ibis Styles Yogyakarta Hotel

Surabaya: Hotel Neo Gubeng Surabaya ; Hotel Santika Pandegiling Surabaya

Malang: Ibis Styles Malang Hotel

Jakarta: Yello Hotel Manggarai Jakarta ; Ibis Jakarta Arcadia Hotel

Bandung: Serela Cihampelas Hotel Bandung ; Serela Merdeka Hotel Bandung

Bali: Ibis Bali Kuta Hotel ; Harris Kuta Raya Hotel Bali

In House Training : Depend on request

BIAYA:

Yogyakarta:

  • Publish Rate              : Rp 5.800.000,- /participant
  • Special Rate              : Rp 5.000.000,- /participant (min 4 participants from the same company)

Bandung / Jakarta / Surabaya / Malang:

  • Publish Rate              : Rp 6.500.000,- /participant

Bali:

  • Publish Rate              : Rp 7.500.000,- /participant

FASILITAS:

  • Meeting Room di Hotel
  • Coffe Break & Lunch
  • Module (hard & soft copy/flashdish)
  • Training Kit & Souvenir
  • Sertifikat
  • Airport pick up services
  • Transportation during training

E-FILING MANAGEMENT BERBASIS ISO 15489

 

Formulir Pra-Pendaftaran Public Training / Permintaan Informasi Lebih Lanjut
  1. JENIS INFORMASI/TRAINING
  2. (required)
  3. (required)
  4. DATA PRIBADI
  5. (required)
  6. (required)
  7. (required)
  8. (valid email required)
  9. (required)
  10. (required)
  11. DATA PRE REGISTRATION (Tidak Mengikat)
  12. (required)
  13. PESAN UNTUK PENYELENGGARA TRAINING
 

cforms contact form by delicious:days

ELECTRONIC FILING SYSTEM AND INFORMATION MANAGEMENT SYSTEM

Acara
12 – 14 Agustus 2015 | Rp 8.500.000 di Hotel Merapi Merbabu, Yogyakarta
07 – 09 September 2015 | Rp 8.500.000 di Hotel Merapi Merbabu, Yogyakarta
07 – 09 Oktober 2015 | Rp 8.500.000 di Hotel Merapi Merbabu, Yogyakarta
04 – 06 November 2015 | Rp 8.500.000 di Hotel Merapi Merbabu, Yogyakarta
07 – 09 Desember 2015 | Rp 8.500.000 di Hotel Merapi Merbabu, Yogyakarta


ABSTRACK COMPREHENSIF ELECTRONIC FILING SYSTEM  AND INFORMATION MANAGEMENT SYSTEM

Seiring dengan perkembangan teknologi dewasa ini, banyak pihak yang menggunakan media elektronik dalam pengarsipan dan pengelolaan dokumennya. Penggunaan sistem kearsipan elektronik (Electronic Filing System) sangat membantu pihak pengelola arsip untuk dapat mengelola dokumen dengan baik secara efektif dan efisien, baik dalam hal penyimpanan, pengolahan, pendistribusian, dan perawatan dokumen. Pelatihan ini akan dibahas mengenai: hardware & software, perencanaan struktur arsip (file structure), proses document/data capture, sistem penamaan arsip elektronik (electronic file indexing system), pengendalian sistem pengarsipan elektronik.

Di samping materi di atas, dalam pelatihan ini juga akan dibahas mengenai konsep sistem informasi dan pengembangannya serta teknologi informasi dan software aplikasinya. Bagaimana informasi dan dokumen digunakan dalam suatu organisasi dan bagaimana teknologi informasi memungkinkan peningkatan dalam kualitas, waktu dan keunggulan bersaing. Dengan demikian, training ini diharapkan mampu memberikan keahlian dan kesempatan kepada peserta untuk berpartisipasi dalam mengelola proses perancangan dan pengimplementasian suatu sistem dokumentasi dan informasi secara komprehensif dengan memadukan sistem kearsipan dengan manajemen sistemnya.

 

OUTLINE COMPREHENSIF ELECTRONIC FILING SYSTEM  AND INFORMATION MANAGEMENT SYSTEM

  1. Definisi dan jenis-jenis arsip (file).
  2. Konsep dasar document control & sistem kearsipan elektronik (electronic filing)
  3. Perancangan dan perencanaan sistem dan struktur arsip elektronik (electronic filing)
  4. Sistem penyimpanan dan retensi arsip elektronik (electronic filing)
  5. Teknik pengendalian sistem pengarsipan elektronik (electronic filing)
  6. Peranan basis-data dan networking dalam organisasi bisnis
  7. Konsep sistem dan komponen pengembangan blok bangunan SI
  8. System analysis dan requirement discovery
  9. Aspek konstruksi sistem dan implementasi  I/O dan user interface
  10. Penerapan SI/TI dalam organisasi bisnis

 

INSTRUCTOR

Drs. Budi Sutedja, MT


PARTICIPANT

Semua karyawan  dari berbagai departemen yang berhubungan dengan aktivitas pemakaian sistem informasi

 

TIME AND VENUE

  • Hotel Merapi Merbabu Yogyakarta
  • 12-14 Agst, 7-9 Sept, 7-9 Okt, 4-6 Nov, 7-9 Des 2015
  • Pukul : 08.00 – 16.00 WIB

 

TUTION FEE

Biaya Rp. 8.500.000 per peserta (Non Residential)

 

FACILITIES
Training Modules, Training Kit, Certificate, Exclusive Souvenir, Dinner & City Tour, Coffee Break & Lunch

COMPREHENSIF ELECTRONIC FILING SYSTEM  AND INFORMATION MANAGEMENT SYSTEM

Formulir Pra-Pendaftaran Public Training / Permintaan Informasi Lebih Lanjut
  1. JENIS INFORMASI/TRAINING
  2. (required)
  3. (required)
  4. DATA PRIBADI
  5. (required)
  6. (required)
  7. (required)
  8. (valid email required)
  9. (required)
  10. (required)
  11. DATA PRE REGISTRATION (Tidak Mengikat)
  12. (required)
  13. PESAN UNTUK PENYELENGGARA TRAINING
 

cforms contact form by delicious:days

Office Management With Kaizen 5S & Filing System

Acara

12 – 13 Maret 2015 | Rp 4.000.000,- di Jakarta


Manajemen perkantoran atau office management dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta menggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaannya melalui pemeliharaan, penyebaran dan penyimpanannya sampai pemusnahan data atau peralatan yang tidak dibutuhkan lagi.

Dalam training office management ini, akan dipelajari konsep efektifitas dan efisiensi sebuah kantor agar semua dapat berjalan dengan baik dan maksimal dengan menggunakan metode 5S dalam penataan dokumen perusahaan, dan juga akan banyak dipelajari mengenai pengelolaan arsip (filing system) secara integrasi dan efektif.



Agenda Training Office Management With Kaizen 5S & Filing System

1. Tantangan Dalam Office Managemnet.

 Membahas suasana kantor dengan gaya yang dimiliki Barat dan Timur.
 Tantangan yang dihadapi dengan regulasi yang ada di Indonesia.
 Tujuan dari Penataan Ruang Kantor.

2. Pengelolaan Tata Ruang, Management Kantor dan Filing dengan 5S.

 Membahas konsep 5S dan bagaimana konsep 5S tersebut bekerja.
 Memahami makna 5S :Seiri (Ringkas) dan Seiton (Rapi), Seiso (Resik), Shitsuke (Rawat) dan Seiketsu (Rajin), sebagai dasar dalam office management.
 Studi kasus sebagai identifikasi tingkat pemahaman dalam 5S.

3. Bagaimana Cara Mengelola Kearsipan Kantor dan Inventaris Kantor.

 Membahas tentang pengertian dari arsip dan dokumen perusahaan.
 Segala bentuk permasalahan yang sering ditemui dalam penataan arsip.
 Pengelolaan arsip dengan melihat kepada : bagaimana dokumen tersebut dibuat, siapa saja yang membutuhkan dokumen tersebut dan bagaimana cara penyimpanan dari dokumen tersebut.
 Membahas bagaimana pemeliharaan dan penyimpanan dari dokumen perusahaan tersebut sesuai dengan kepentingannya.
 Membahas 6 teknik perbaikan sistem dalam pengarsipan.

4. Sekilas Tentang Penerapan E-Filing & Dokument Management.

 Membahas tentang konsep dalam sistem management dokument dan bagaimana langkah-langkah yang dilakukan untuk melakukan akuisisi terhadap dokumen tersebut menjadi dokumen digital.
 Keunggulan dan kemudahan yang dapat diperoleh dengan menggunakan E-Filing & Dokument Management.
 Pengenalan terhadap sofware untuk administrasi perkantoran.
 Pengenalan terhadap aplikasi otomatisasi & teknologi informasi dalam administrasi perkantoran.

5. Pentingnya Standar Operating Procedure (SOP) Dalam Pengelolaan Dokumen Perusahaan.

 Pemahaman terhadap pentingnya SOP untuk kelancaran, perbaikan dan peningkatan kinerja dalam perusahaan.
 SOP sebagai perbaikan proses dalam perusahaan (lebih ringkas, cepat, lengkap)
 Studi kasus terhadap perbaikan proses dengan menggunakan metode Affinity Diagram.

6. Time Management & Pengaturan Jadwal Aktifitas di kantor

 Nilai waktu dan pentingnya pengelolaan waktu yang efektif
 Teknik manajemen waktu : skala prioritas, delegasi, dan asertif
 Identifikasi penyebab waktu terbuang percuma dan antisipasinya
 Mengelola rapat secara efektif dan membuat notulen yang baik

7. Change Management Dalam Penerapan SOP Baru

 Penggunaan SIPOC review dalam Change Acceleration Process ala GE (Six Sigma).
 Merubah habit atas SOP: studi kasus (Gemba Kaizen) dan Walk the talk.
 Diskusi kelompok tentang bentuk ACTION PLAN yang mungkin bagi pelaksanaan di kelompok kerja masing-masing,
 Menindak-lanjuti hasil diskusi kelompok dengan penentuan waktu pelaksanaannnya

8. Latihan Pembuatan dan Finalisasi rencana kerja pembuatan SOP dan Sistem Kearsipan Perusahaan

 Review ulang materi pelatihan dan rencana kerja.
 Penugasan Individu berdasarkan lingkup ruangan (corner & office)
 Latihan Final dan presentasi kelompok membuat rencana kerja:

(1) pembuatan tim,
(2) Rencana gemba Kaizen
(3) Rencana Implementasi
(4) Rencana pembudayaan.



Keterangan:

5S = Seiri, Seiton, Seiso, Shitsuke, Seiketsu atau Bahasa Indonesia
5F = Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin



Fasilitator :

Natar Adri

Beliau berpengalaman di bidang Corporate Planning, Finance & Accounting, serta Office & Warehouse Management pada suatu group perusahaan terkemuka di Indonesia. Selain itu sebagai konsultan beliau telah berpengalaman menjalankan Consulting & Training, serta Marketing Support pada klien-kliennya. Beliau berpengalaman dalam pembuatan Master Plan & Business Plan, salah satunya ialah proyek promosi pariwisata untuk kawasan Sabang, di Nanggroe Aceh Darussalam, serta juga menguasai model implementasi 5S System dan Production Management.

Effective Office Management With Kaizen 5S & Filing System

Formulir Pra-Pendaftaran Public Training / Permintaan Informasi Lebih Lanjut
  1. JENIS INFORMASI/TRAINING
  2. (required)
  3. (required)
  4. DATA PRIBADI
  5. (required)
  6. (required)
  7. (required)
  8. (valid email required)
  9. (required)
  10. (required)
  11. DATA PRE REGISTRATION (Tidak Mengikat)
  12. (required)
  13. PESAN UNTUK PENYELENGGARA TRAINING
 

cforms contact form by delicious:days