Tag Archives: records management system

PENGELOLAAN DOKUMEN DIGITAL DENGAN METODE RMS & EFS

ACARA

14 – 15 Mei 2018 | Rp 3.750.000 di Hotel Fave Melawai, Jakarta
24 – 25 Mei 2018 | Rp 3.750.000 di Hotel Fave Melawai, Jakarta
13 – 14 Juni 2018 | Rp 3.750.000 di Hotel Fave Melawai, Jakarta
12 – 13 Juli 2018 | Rp 3.750.000 di Hotel Fave Melawai, Jakarta

Jadwal Training 2018 Selanjutnya …

 

TRAINING BACKGROUND PENGELOLAAN DOKUMEN DIGITAL DENGAN METODE RMS & EFS

Arsip atau dokumen merupakan rekaman informasi penting yang umumnya digunakan untuk perencanaan, pelaksanaan serta pengawasan kegiatan dalam suatu organisasi.Ketika pemberkasan dokumen sudah makin bertambah, jika tidak dikelola dengan baik, maka pertumbuhan dokumen tersebut sudah tidak bisa dikendalikan lagi. Penataan dokumen pada dasarnya merupakan suatu teknik atau cara pengaturan dan penyimpanan arsip secara logis dan sistematis. Ada 2 metode filing sistem yang dapat diterapkan dalam kegiatan penataan arsip atau dokumen, yaitu Records Management System (RMS) dan Electronic Filing System (EFS).

Records Management System adalah system penataan arsip atau dokumen dalam bentuk kertas yang dilakukan secara  manual.Sedangkan Electronic Filing System adalah system penataan file atau dokumen secara elektronik, dimana arsip atau dokumen discanning dengan metode OCR (Optical Character Recognition) terlebih dahulu agar dokumen hasil scanning (*.PDF) bisa dibaca dalam format teks sehingga memudahkan pencarian dokumen berdasarkan isi (content) yang terdapat dalam dokumen tersebut.

Kedua (2) metode filing system tersebut sesungguhnya merupakan bentuk implementasi dari Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan pelaksanaan dari Undang-Undang tersebut dijelaskan dalam Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012.

Training ini  akan memberikan Knowledge, Soft Skill dan Hard Skill kepada Anda bagaimana caranya membuat dan melakukan  Document Searching Process dengan cepat dan tepat, bagaimana membuat Summary of Document Road Map,baik untuk document incoming  letter atau pun outgoing letter dengan menggunakan aplikasi Excel 2007/2010/2013/2015/2016 agar disesuaikan dengan kebutuhan dan kepentingan organisasi sehingga dapat meningkatkan kinerja pelayanan dan efisiensi tempat penyimpanan arsip dari organisasi tersebut.

 

 

TRAINING OBJECTIVES PENGELOLAAN DOKUMEN DIGITAL DENGAN METODE RMS & EFS

Setelah mengikuti training ini 

  1. Memahami pengertian Kearsipan, Arsip dinamis, Arsip aktif, Arsip inaktif, Arsip vital, Arsip statis, Pemberkasan, Unit pengolah, Unit kearsipan, Jadwal RetensiArsip, Penyusutan arsip, Pemusnahan arsip berdasarkan Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.
  2. Memahami konsep model siklus hidup pengelolaan arsip pada system manajemen kearsipan.
  3. Mengetahui contoh SOP Manajemen Kearsipan yang cukup lengkap.
  4. Memahami konsep modelrecords continuous model (model arsip berkelanjutan) pada sistem manajemen arsip elektronis.
  5. Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system dalam organisasi.
  6. Membuat implementasi Electronic filing system.
  7. Membuat aplikasi Electronic Filing System dengan Excel 2007/2010/2013/2015/2016.

 

 

TRAINING SYLLABUS PENGELOLAAN DOKUMEN DIGITAL DENGAN METODE RMS & EFS

  • Undang-undangnomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan penjelasan Peraturan Pemerintahnomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang tersebut dalam pengertian secara umum sebagaiberikut :
    • Kearsipan,
    • Arsip dinamis,
    • Arsip aktif,
    • Arsip inaktif,
    • Arsip vital,
    • Arsip statis,
    • Pemberkasan,
    • Unit pengolah,
    • Unit kearsipan,
    • Jadwal Retensi Arsip,
    • Penyusutan arsip,
    • Pemusnahan arsip
  • Model siklus hidup tata kelola arsip.
  • Records management system (RMS)
  • Contoh SOP Manajemen Kearsipan.
  • Model records continuous untuk manajemen arsip elektronis.
  • Faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system dalam organisasi.
  • Electronic filing system (EFS) :
    • Scanning document dengan OCR method.
    • Menambahkan text pada digital document.
    • Memasukan digital assign kedalam digital document .
    • Membuat otentifikasi dokumen dengan metode Watermark pada digital document .
    • Membuat proteksi pada digital document yang sudah diberikan otentifikasinya.
  • Pembuatan aplikasi Electronic Filing System dengan Excel 2007/2010/2013 / 2015 / 2016.
    • Membuat setup database master filing
    • Memasukkan data setup database master filing.
    • Membuat setup pengisian data pada form Incoming Letter
    • Memasukan data document incoming letter secaraotomatis (tidak manual)
    • Membuat setup pengisian data pada form Outgoing Letter
    • Memasukan data document outgoing letter secara otomatis (tidak manual)
    • Melakukan Document Searching Process pada form Incoming Letter berdasarkan 5 kategori pencarian.
    • Melakukan Document Searching Processpada form Outgoing Letter berdasarkan berdasarkan 5 kategori pencarian.
    • Membuat Summary of Document Road Map untuk dokumen incoming letter dari distribusi internal atau eksternal, termasuk sampai jadwal retensi dokumen tersebut.
    • Membuat Summary of Document Road Map untuk dokumen outgoing letter dari distribusi internal atau eksternal, termasuk sampai jadwal retensi dokumen tersebut.

 

TRAINING METHOD PENGELOLAAN DOKUMEN DIGITAL DENGAN METODE RMS & EFS

Terangkan – Tunjukkan – LakukanDengan metode ini Anda akan mengenal subyek pelatihan secara lebih baik, karena langsung ditunjukkan oleh ahlinya, dan Anda akan diajak untuk langsung melakukan/ menggunakannya

 

 

AUDIENCE TARGET PENGELOLAAN DOKUMEN DIGITAL DENGAN METODE RMS & EFS

Staff atau Leader yang bertanggung jawabdalam proses filing document

 

TRAINING METHOD PENGELOLAAN DOKUMEN DIGITAL DENGAN METODE RMS & EFS

  1. Lecturing
  2. Ice Breaking.
  3. Case Study and Discussion.
  4. PresentationResults
  5. Role Play and Simulation.
  6. Training Movies.

 

TRAINING INSTRUCTOR PENGELOLAAN DOKUMEN DIGITAL DENGAN METODE RMS & EFS

ERAWAN SUPRIATNA, S. Kom

Praktisi & trainer yang mempunyai pengalaman lebih dari 15 tahun menjadi instructor / trainer di beberapa lembaga pelatihan swasta, instansi pemerintah / swasta  di Jakarta, mulai tahun 1992 – 2003, antara lain  di PT. Asiana IMI Industries, Tbk.,  PT. COMBIPHAR,  di PT. LG Philips Display Devices Indonesia, PT. LG Electronics Indonesia, PT. LG Innotek Indonesia dan PT. Harita Prima Abadi Mineral (Mining Company).

Pernah menjabat sebagai Manager Training & Development di perusahaan swasta dan perusahaan jasa konsultan. Jabatan terakhir adalah sebagai Direktur Training & Development di perusahaan swasta IT training and consulting. Sekarang beliau menjadi Trainer dan consultant di beberapa perusahaan provider training and consulting.

 

 

JADWAL TRAINING PENGELOLAAN DOKUMEN DIGITAL DENGAN METODE RMS & EFS

  • 13 – 14 Juni 2018
  • 12 – 13 Juli 2018
  • 09 – 10 Agustus 2018
  • 06 – 07 September 2018
  • 11 – 12 Oktober 2018
  • 08 – 09 November 2018
  • 06 – 07 Desember 2018

 

INVESTASI TRAINING PENGELOLAAN DOKUMEN DIGITAL DENGAN METODE RMS & EFS

Rp. 3.750.000,- / peserta. Peserta Non-Residential. Sudah termasuk Meeting Package, Training Kits, Modul Pelatihan dan Sertifikat.

 

PENERAPAN PENGELOLAAN DOKUMEN DIGITAL BERDASARKAN METODE RMS DAN EFS DARI UU NO.43 TAHUN 2009 DENGAN MENGGUNAKAN EXCEL 2010/ 2013/ 2015

 

 

Formulir Pra-Pendaftaran Public Training / Permintaan Informasi Lebih Lanjut
  1. JENIS INFORMASI/TRAINING
  2. (required)
  3. (required)
  4. DATA PRIBADI
  5. (required)
  6. (required)
  7. (required)
  8. (valid email required)
  9. (required)
  10. (required)
  11. DATA PRE REGISTRATION (Tidak Mengikat)
  12. (required)
  13. PESAN UNTUK PENYELENGGARA TRAINING
 

cforms contact form by delicious:days

RECORDS MANAGEMENT SYSTEM (RMS)

ACARA

05 – 07 Maret 2018 | Rp. 5.950.000/peserta di Jakarta
02 – 04 April 2018 | Rp. 5.950.000/peserta di Jakarta
21 – 23 Mei 2018 | Rp. 5.950.000/peserta di Jakarta
04 – 06 Juni 2018 | Rp. 5.950.000/peserta di Jakarta

Jadwal 2018 Selanjutnya …

 

 

PENDAHULUAN TRAINING RMS:

Dalam menciptakan Good Corporate Gorvenance dalam pengelolaan dan penyelenggaraan administrasi sehingga terciptanya Transparasi, Akuntabilitas dan Tata Kelola yang baik sesuai dengan azaz-azas pengelolaan berdasarkan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku, salah satunya diperlukan pemahaman dalam pengelolaan Record Management. Pemahaman Record Management diperlukan dalam pengelolaan dokumen/arsip yang tercipta untuk mencapai tertib adminsitrasi, agar pengelolaannya sesuai dengan prinsip-prinsip kecepatan, ketepapatan dan efisiensi sehingga dapat menyajikan dokumen/arsip yang diperlukan oleh manajmen untuk mengambil keputusan dalam mencapai tujuan yang  telah ditetapkan. Dalam menjamin  ketersediaan  informasi dokumen/arsip  yang  autentik  dan  terpercaya, serta menjamin    pelindungan kepentingan organisasi/instansi/perusahaan dan mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan penyelenggaraan kearsipan dalam pengelolaannya sesuai  dengan  prinsip,   kaidah,   dan  standar  kearsipan  sebagaimana dibutuhkan oleh suatu sistem penyelenggaraan kearsipan yang baik, yang sesuai dengan Undang-Undang No 8 Tahun 1997 Tentang Dokumen Perusahaan dan Undang-Undang RI No. 43 Tahun 2009, Tentang Kearsipan

 

TUJUAN TRAINING RMS

  1. Pemahaman tentang arti penting dan peranan dokumen/arsip dalam kegiatan administrasi.
  2. Pemahaman tentang peraturan dan perundang-undangan pengelolaan dokumen/arsip yang berlaku sehingga tata kelola dokumen/arsip yang dilakukan dapat dipertanggung jawabkan.
  3. Pemahaman tentang siklus/daur hidup dokumen/arsip yang berdampak pada pemahaman dalam pengelololaannya sehingga berkesinambungannya pengelolaan dokumen/arsip sejak diciptakan, digunakan sampai dengan disusutkan dalam suatu sistem yang terpadu.
  4. Pemahaman tentang bisnis proses pengendalian, pendistribusian surat/dokumen yang efektif dan efisien baik proses secara manual dan proses secara elektronik (e filing system).
  5. Pemahaman tentang karakteristik dokumen/arsip yang tercipta sehingga memudahkan dalam menentukan sistem penataan berkas yang tepat, efektif dan efisien dalam pencariannya baik secara manual maupun elektronik (e filing system).
  6. Pemahaman tentang fungsi dokumen/arsip baik penggolongan dan nilai guna dokumen/arsip sehingga memudahkan dalam menentukan jangka simpan/retensi dokumen/arsip  yang tercipta.
  7. Pemahaman tentang tata cara penyusutan pemindahan dokumen/arsip dari arsip aktif ke in aktif yang tercipta di Unit Kerja/Pengolah.
  8. Pemahaman tentang tata cara pemusnahan dokumen/arsip yang umur/retensi dokumen/arsip di bawah dan di atas 10 tahun sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku.
  9. Pemahaman tentang penggunaan sarana dan prasarana pengendalian surat dan pengendalian dokumen/arsip secara tetap, efektif, efisien sehingga dapat hemat dan tepat dalam pemakaian sarana dan prasana yang digunakan.

 

MATERI TRAINING RMS

PEMAHAMAN RECORDS MANAGEMENT

  • RECORD MANAGEMENT
  • Pengantar Manajemen Kearsipan
  • Memahami fungsi dan tanggung jawab administrator dalam membantu manajemen dalam mencapai tujuannya.
  • Memahami peranan, arti penting  dan fungsi dokumen/arsip dalam adminstrasi kantor sebagai informasi yang harus dikelola dengan baik untuk membantu manajemen dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
  • Siklus/Daur Hidup Dokumen/arsip
  • Memahami siklus/hidup dokumen/arsip sehingga dapat memahami bagaimana mengendalikan/mengelola dokumen/arsip sejak diciptakan, digunakan sampai dengan disusutkan/istirahat secara berkesinambungan.
  • Landasan Hukum Pengelolaan Dokumen/Arsip
  • Memamahi dasar hukum pengelolaan dokumen/arsip sesuai dengan peraturan yang berkaku mengenai: Pengertian, Fungsi, pengorganisasian pengelolaan, penentuan retensi/jangka simpan, tata cara penyusutan dan pemusnahan, alih media dokumen/arsip.
  • SISTEM PENGELOLAAN DOKUMEN/ ARSIP
  • Sistem Pengendalian Surat
  • Dapat mamahami dan mengevaluasi bisnis proses pengendalian yang dilakukan saat ini ditempat kerja.
  • Memahami bisnis proses dalam pengendalian surat baik pengendalian surat dengan pola lama dan pola baru.sehingga dapat membuat pola pengendalian sesuai dengan pola sistem yang tepat, efektif  dan efisien.
  • Memahami sarana dan prasarana yang dipergunakan dalam pengendalian surat  agar lebih efektif dan efisien.
  • Sistem Penataan Berkas
  • Memahami sistem penataan berkas sehingga tepat dalam menggunakan sistem penataan berkas sesuai dengan karakteristik dokumen/arsip yang dikelola.
  • Dapat mengevaluasi sistem penataan berkas yang dipergunakan saaat ini  dengan membandingkan sistem penataan berkas yang ada.
  • Dapat menentukan klasifikasi dokumen/arsip sehingga memudahkan dalam pengendalian dan pengelompokkannya.
  • RETENTION MANAGEMENT
  • Penilaian Dokumen/Arsip.
  • Memahami penggolongan dan nilai guna dokumen/arsip sehingga memudahkan menentukan masa simpan/retensi dokumen/arsip baik yang akan disimpan atau dimusnahkan.
  • Penyusutan  Dokumen/Arsip
  • Memahami pengertian penyusutan dan pemusnahan dokumen/arsip sesuai peraturan yang berlaku baik di Unit Kerja dan Records Centre.
  • Memamahi tata cara pemindahan dokumen/arsip dari aktif ke in aktif.
  • Memahami tata cara pemusnahan dokumen/arsip baik di Unit Kerja dan Records Centre.
  • Memamahi tata cara pemusnahan dokumen/arsip yang retensinya dibawah dan diatas 10 tahun.
  • Memahami tata cara layanan peminjaman dokumen/arsp yang diperlukan beserta ketentuan-ketentuan yang harus ditetapkan baik di Unit Kerja maupun di Records Centre.

E-FILING SYSTEM

  • E -FILING SYSTEM
  • Pengertian E Filing System
  • Memahami bisinis proses pengendalian surat secara elektronik filing system yang digunakan.
  • Memahami menu dalam modul e filing system
  • Memahami pengisian dalam in put modul-modul yang digunakan dalam elektronik filing system.
  • Input Data pada Modul
  • In put Master yang terdiri dari : Input Kode Klasifikasi dan Indeks
  • Input Surat Masuk dan Surat Keluar.
  • Input  Dokumen
  • Pencarian /Penemuan Dokumen/Arsip
  • Pencarian dan Penemuan Surat Masuk dan Surat Keluar yang telah di Input.
  • Pencarian dan Penemuan Dokumen yang telah di input.
  • Reporting
    • Penggunaan Kartu Kendali
    • Penggunaan Lembar Disposisi
    • Reporting  Surat Masuk berdasarkan nomor urut input dan rincian masalah.
    • Reporting  Surat Keluar berdasarkan nomor urut input dan rincian masalah.
    • Reporting  Dokumen berdasarkan nomor urut input dan rincian masalah.

 

METODE TRAINING RMS:

Presentasi, Diskusi, Pemecahan Kasus Yang Dihadapai Peserta dan Praktek.

 

INSTRUKTUR TRAINING RMS

Muhammad Apri parayogi and Team

 

VENUE : Jakarta (Maxone Hotel Menteng, Balairung Hotel Matraman, Sentral Hotel, Haris Tebet, Gd Muamalat Institute, Ibis Manggadua, Little Amaroossa Residence, Cosmo Amaroossa, Zodiak MT. Haryono, Grand Tjokro)

 

DURATION :   3 days

 

TRAINING TIME :  

  1. 05 Mar 2018-07 Mar 2018
  2. 02 Apr 2018-04 Apr 2018
  3. 21 May 2018-23 May 2018
  4. 04 Jun 2018-06 Jun 2018
  5. 02 Jul 2018-04 Jul 2018
  6. 27 Aug 2018-29 Aug 2018
  7. 03 Sep 2018-05 Sep 2018
  8. 22 Oct 2018-24 Oct 2018
  9. 05 Nov 2018-07 Nov 2018
  10. 03 Dec 2018-05 Dec 2018

 

INVESTMENT/PERSON :

  1. 5.950.000/person (full fare) or
  2. 5.750.000/person (early bird, payment 1 week before training) or
  3. 5.500.000/person (if there are 3 persons or more from the same company)

 

FACILITIES FOR PARTICIPANTS :

  1. Training Module
  2. Flash Disk contains training material
  3. Certificate
  4. Stationeries: NoteBook and Ballpoint
  5. T-Shirt
  6. Backpack
  7. Training Photo
  8. Training room with full AC facilities and multimedia
  9. Lunch and twice coffeebreak everyday of training
  10. Qualified instructor
  11. Peserta mendapatkan CD Aplikasi/Program E-Filing System

 

REKOMENDASI UNTUK PESERTA:

Peserta dalam pelatihan agar membawa laptop untuk keperluan praktik

 

RECORDS MANAGEMENT SYSTEM (RMS)

 

Formulir Pra-Pendaftaran Public Training / Permintaan Informasi Lebih Lanjut
  1. JENIS INFORMASI/TRAINING
  2. (required)
  3. (required)
  4. DATA PRIBADI
  5. (required)
  6. (required)
  7. (required)
  8. (valid email required)
  9. (required)
  10. (required)
  11. DATA PRE REGISTRATION (Tidak Mengikat)
  12. (required)
  13. PESAN UNTUK PENYELENGGARA TRAINING
 

cforms contact form by delicious:days