ADMINISTRATION, OFFICE MANAGEMENT, AND FILING SYSTEM
Acara
07 – 09 September 2016 | IDR 6.000.000 per participant di Hotel Covington, Yogyakarta
14 – 16 September 2016 | IDR 6.000.000 per participant di Hotel Covington, Yogyakarta
21 – 23 September 2016 | IDR 6.000.000 per participant di Hotel Covington, Yogyakarta
28 – 30 September 2016 | IDR 6.000.000 per participant di Hotel Covington, Yogyakarta
05 – 07 Oktober 2016 | IDR 6.000.000 per participant di Hotel Covington, Yogyakarta
DESKRIPSI TRAINING ADMINISTRATION, OFFICE MANAGEMENT, AND FILING SYSTEM
Tuntutan global dewasa ini mendorong aktifitas kantor untuk mengikuti perkembangan teknologi informasi yang up to date. Manajemen kantor dituntut untuk tidak saja memberikan pelayanan yang dibutuhkan tetapi mengambil inisiatif agar pekerjaan dapat diselesaikan tepat waku, tepat sasaran dan dengancara yang sifisien. Staff dituntut untuk memiliki pengetahuan yang memadai dan terbaru mengenai administrasi perkantoran. Pengetahuan tersebut meliputi antara lain tentang pengelolaan informasi (mengumpulkan, mencatat, menggandakan, mendistribusikan, serta menyimpan data dan informasi) dan pelayanan tata usaha kantor (tata ruang kantor, pelayanan telepon, serta pelayanan tamu). Pelatihan ini dirancang bagi karyawan yang bekerja di bagian administrasi, baik sebagai office manager, staf administrasi, maupun sekretaris, agar mereka mampu meningkatkan profesionalitas kerja guna mengantisipasi dan menyesuaikan diri dengan lingkungan bisnis global yang penuh tuntutan.
OBJEKTIF TRAINING ADMINISTRATION, OFFICE MANAGEMENT, AND FILING SYSTEM
- Memahami fungsi dan peran kantor dalam organisasi
- Mampu mengelola informasi yan dibutuhkan oleh unit-unit lain
- Mampu menyimpan dan mengelola arsip (sistim filling) dengan baik
- Memahami pentingnya Standard Operation Procedure (SOP) untuk kelancaran aktifitas kantor
MATERI TRAINING ADMINISTRATION, OFFICE MANAGEMENT, AND FILING SYSTEM
1. Paradigma dan Filosofi Aministrasi Perkantoran Modern
- Pengertian kantor dan administrasi perkantoran
- Ruang lingkup administrasi perkantoran
- Tujuan administrasi perkantoran
- Karakteristik administrasi perkantoran modern
2. Perencanaan dan Pengorganisasian Kegiatan kantor
- Azas-azas manajemen perkantoran
- Struktur organisasi kantor
3. Tata Ruang Kantor
- Pengertian dan tujuan tata ruang kantor
- Azas tata ruang kantor
- Jenis tata ruang kantor
- Fasilitas kantor
- Penyusunan tata letak fasilitas kantor
- Tata lingkungan kantor
- Prinsip 5R dalam tata ruang kantor
4. Korespondensi
- Pengertian, ciri, fungsi, dan jenis surat
- Bagian-bagian suratFormat surat
- Bahasa surat
- Langkah-langkah penyusunan surat
- Mengurus dan mengendalikan surat masuk dan surat keluar
5. Pelayanan Telepon
- Persiapan yang perlu dilakukan
- Menerima telepon
- Menelepon
- Mencatat pesan-pesan melalui telepon
- Kesalahan dalam bertelepon
6. Pelayanan Tamu
- Syarat penting penerima tamu
- Catatan identitas tamu
- Pelayanan terhadap tamu
7. Dokumentasi dan Pengarsipan
- Pengertian arsip dan pengelolaan arsip
- Jenis arsip
- Tujuan Pengelolaan Arsip
- Penggandaan dan pendistribusian arsip
- Penataan arsip (klasifikasi dan pengkodean arsip)
- Pemeliharaan dan penyimpanan arsip vital
- Peminjaman arsip
- Penyusutan arsip
- Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pengelolaan arsip
8. Penyusunan Standar Operating Procedure (SOP)
- Pengertian dan pentingnya SOP
- Simbol-simbol dalam SOP
- Prinsip-prinsip dan teknik penyusunan SOP
9. Pengelolaan Inventarisasi
- Pengertian inventarisasi
- Pelaksanaan inventarisasi
- Mutasi barang
- Pemberian label dan kode barang
- Penghapusan barang
10. Pengelolaan Waktu yang Efektif dalam Menangani Pekerjaan kantor
- Nilai waktu dan pentingnya pengelolaan waktu yang efektif
- Teknik manajemen waktu : skala prioritas, delegasi, dan asertif
- Identifikasi penyebab waktu terbuang percuma dan antisipasinya
- Mengelola rapat secara efektif dan membuat notulen yang baik
11. Otomatisasi Kegiatan Administrasi Perkantoran
- Makna dan dampak otomatisasi dalam administrasi perkantoran
- Aplikasi otomatisasi dalam administrasi perkantoran
- Teknologi Informasi dalam Administrasi Perkantoran
- Software untuk administrasi perkantoran
- Sistem Arsip Elektronik
- Sistem Informasi Manajemen
- Manajemen basis data
- LAN, intranet, dan internet
METODE TRAINING ADMINISTRATION, OFFICE MANAGEMENT, AND FILING SYSTEM
Lecturing, participative discussion, and case study.
INSTRUKTUR TRAINING ADMINISTRATION, OFFICE MANAGEMENT, AND FILING SYSTEM
Dra. MC Maryati, MM and team
Dosen dan Pakar administasi perkantoran dan Human Development menyelesaikan studi di Magister Management UGM Yogyakarta yang saat ini aktif mengajar di beberapa perguruan tinggi swasta di Yogyakarta, trainer di bidang Pengembangan SDM, dan penulis buku, serta pembicara diberbagai event, radio dan televisi.Public training dan in-house training yang beliau ampu antar laini: PLC Pengembangan SDM, Motivasi Kerja, Customer Satisfaction, Customer Service Excellent, Manajemen Stratejik, Administrasi Perkantoran, Electronic Filing System Management, Leadership, Phone Courtesy, General Affairs, Motivasi Bisnis, Kepribadian Manajerial, dll.
PESERTA TRAINING ADMINISTRATION, OFFICE MANAGEMENT, AND FILING SYSTEM
Pimpinan (manajer/supervisor/head section) atau support personnel (staf Administrasi/Sekretaris) yang terlibat dalam kegiatan administrasi kantor atau pengarsipan dokumen perusahaan
- 7 – 9 September 2016
- 14 – 16 September 2016
- 21 – 23September 2016
- 28 – 30 September 2016
- 5 – 7 Oktober 2016
- 12 – 14 Oktober 2016
- 19 – 21 Oktober 2016
- 26 – 28 Oktober 2016
- 2 – 4 November 2016
- 9 – 11 November 2016
- 16 – 18 November 2016
- 23 – 25 November 2016
- 7 – 9 Desember 2016
- 14 – 16 Desember 2016
- 21 – 23 Desember 2016
- 28 – 30 Desember 2016
Hotel Covington | Yogyakarta
TRAINING FEE
- IDR 6.000.000 per participant (Non-Residential)
- Minimal participants : 2 persons (Yogyakarta)
TRAINING FACILITIES
- Quality Training module
- Stationeries: notebook and ballpoint
- Training bag or backpack
- Morning and afternoon coffee break for a long the training
- Exclusive T-Shirt
- Certificate of Completion
- Training photo
- Transportation for participants from the airport/railway station to hotel/training venue. (At least 2 persons from the same company)